Qualitätsmanagement bei LINDSCHULTE
Im Gespräch mit unserer QM-Beauftragten Claudia Schmidt
Auf dem Papier, genauer in der ISO-Normreihe 9000, ist Qualitätsmanagement klar definiert. Es geht um Kundenorientierung und Führungsverantwortung, um Kommunikation sowie um Prozess- und Systemoptimierung. Doch was bedeutet das für LINDSCHULTE? Wir haben nachgefragt bei Claudia Schmidt, Qualitätsmanagementbeauftragte für die gesamte LINDSCHULTE-Gruppe am Standort Nordhorn.
Frau Schmidt, was zeichnet das Qualitätsmanagement von LINDSCHULTE aus?
Wir verstehen Qualität ganz konkret als Erfüllung aller Anforderungen unserer Kunden. Mit diesem zufriedenheitsorientierten Ansatz ist die Etablierung des QM-Systems eine der wichtigsten Aufgaben des Managements: die Geschäftsführung stellt sicher, dass alle notwendigen Voraussetzungen für eine optimale Projektbearbeitung gegeben sind. Das umfasst ein großes Feld, von Ressourcen wie neuester Technik, aktuellen Regelwerken bis zu Investitionen in unsere Mitarbeitenden in Sachen Schulung und Weiterbildung. Die Wirksamkeit unserer Maßnahmen wird jährlich vom TÜV geprüft.
LINDSCHULTE ist zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 : 2015.
Welche Rolle spielen Sie als Qualitätsmanagementbeauftragte?
Mein oberstes Ziel ist, dass wir die Anforderungen der Norm DIN EN 9001 erfüllen und unsere Zertifikate erhalten. Das bedeutet, ich habe den Überblick über die Anforderungen und bearbeite den theoretischen Teil, wie Zielformulierung und Kontrolle der Zielumsetzung in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Qualifikationsmatrix, Schulungsplan, Organigramme, Darstellung der Prozesse und so weiter. Grundlage ist unser QM-Handbuch, in das auch unsere neuen Mitarbeitenden eingewiesen werden. Dieses Werk beinhaltet Zuständigkeiten, Strukturen und Prozesse unseres Unternehmens. Da bin ich natürlich auf die Unterstützung der Kollegen angewiesen.
Die Darstellung unserer Prozesse ist ein wesentlicher Bestandteil und momentan arbeiten wir daran, diese zukünftig digital abbilden zu können. Einige unserer Auftraggeber der Petrochemie stellen zudem besonders hohe Anforderungen an den Arbeitsschutz, deshalb sind wir in den Standorten Nordhorn, Lingen und Münster zusätzlich SCCP-zertifiziert. Hier werden unsere Aktivitäten in den Bereichen Sicherheit, Gesundheits- und Umweltschutz überprüft. Weitere Aufgaben sind betriebliches Gesundheitsmanagement, Datenschutz und Pflege des Intranets.
Wie organisieren die anderen Gesellschaften und Niederlassungen ihr QM?
LINDSCHULTE unterliegt einer Gruppenzertifizierung. Das heißt, nicht nur wir als Zentrale sind zertifiziert, sondern auch unsere Standorte. Es gibt jeweils einen QM-Koordinator, der den Qualitätsstandard vor Ort überwacht und mit dem ich regelmäßig in Kontakt bin. Unterjährig treffen wir uns alle in Nordhorn zu einem Workshop, in dem die Auditergebnisse besprochen und gemeinsam Verbesserungsvorschläge erarbeitet werden. Alle Standorte werden einmal jährlich besucht, um ein internes Audit durchzuführen. Das dient neben dem Austausch standortspezifischer Themen auch als Übung für die TÜV-Prüfung.
Unser Ziel ist es, neben der jährlichen TÜV-Zertifizierung auch neue Standorte in Zukunft in das QM-System zu integrieren.
Was muss LINDSCHULTE für eine Zertifizierung beim TÜV leisten?
Zunächst galt es, ein QM-System aufzubauen, zu etablieren und sich mit den konkreten Anforderungen der Norm auseinanderzusetzen, um diese im Qualitätsmanagementsystem umzusetzen. In unserem Qualitätsmanagement-Handbuch wurden alle relevanten Themen wie Unternehmenspolitik, Organigramme und Prozesse dokumentiert. Unsere Prozesse werden in einer Prozesslandschaft abgebildet und sind in Führungsprozesse, Kernprozesse und unterstützende Prozesse unterteilt. Das QM-Handbuch wird nach Bedarf überarbeitet, angepasst und ist für jeden Mitarbeitenden im Intranet einsehbar. Einmal jährlich wird die Wirksamkeit unseres QM-Systems in einem Audit durch den TÜV überprüft. Ein Teil des Audits beinhaltet Dokumentation, wie Zielauswertung, allgemeine Geschäftsentwicklung, Managementreview, Organigramme, Lieferantenbewertung usw.
Kundenzufriedenheit und kontinuierliche Verbesserung sind die wichtigsten Ziele der Norm. Um sich nicht auf der bestehenden Zertifizierung auszuruhen, sind wir verpflichtet, jährliche QM-Ziele zu formulieren, zu dokumentieren und die Umsetzung nachzuhalten. Diese werden in einem Managementreview ausgewertet, genauso wie die Aussagen zur Kundenzufriedenheit und daraus resultierende Schlussfolgerungen.
Kontinuierliche Weiterentwicklung in allen Bereichen, zum Beispiel das Anschaffen neuer Software oder Hardware, die Qualifikationen unserer Mitarbeitenden und noch vieles mehr, ist für uns selbstverständlich.
Nach Durchsicht der Dokumentation überprüft der Auditor stichprobenartig die Projektbearbeitung und somit die Abfolge und Umsetzung der Prozesse. Was sind unsere Aufgaben laut Auftrag? Sind die Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams geklärt? Haben wir das notwendige Know-How, um die Dienstleistung zu erfüllen? Sind die dokumentierten Projektdaten eindeutig definiert und ordnungsgemäß abgelegt? Welche Normen und Regelwerke müssen angewandt werden? Ist die Aktualität des Plans für alle erkennbar? Was sind Risiken in dem Projekt? Können wir den Terminplan einhalten? Das sind nur einige Fragen, die der Projektingenieur dem Auditor beantworten muss.
LINDSCHULTE ist SCC-zertifiziert.
Wie kontrollieren Sie intern, ob die Prozesse zur Realisierung der Dienstleistungen wirksam durchgeführt werden und ob Ihre Kunden wirklich zufrieden sind?
Grundlage für die Projektbearbeitung sind eine feste Datenstruktur und einheitliche Vorlagen, z.B. der digitale Projektordner. Diese werden regelmäßig zusammen mit den Abteilungsleitern überprüft und gegebenenfalls angepasst. Die Planungsprozesse zu messen, gestaltet sich eher schwierig, schließlich handelt es sich hier ja nicht um einen starren Fertigungsprozess. Jedes Projekt unterliegt anderen Voraussetzungen, anderen Anforderungen. Allerdings gibt es während der gesamten Projektarbeit einen engen Austausch mit den Auftraggebern, um Zwischenergebnisse abzugleichen. Eine dokumentierte Projektbearbeitung ist dabei sehr wichtig. Unsere Lieferanten bewerten wir regelmäßig und reagieren dann im Rahmen unserer Möglichkeiten. Im Hinblick auf Termin- und Kostentreue sind wir teilweise auch von Behörden und ausführenden Unternehmen abhängig. Allerdings beauftragen wir letztere ja nicht selbst.
Eine qualitative Auswertung unserer Projekte ist elementar wichtig, um uns verbessern zu können. Zu diesem Zweck befragen wir Auftraggeber nach ihrer Einschätzung unserer Zusammenarbeit und Ergebnisse. Dies kann zum Projektabschluss oder in Jahresgesprächen durch die Projektleiter, Abteilungsleiter oder die Geschäftsführer erfolgen. Ebenfalls nutzen wir stichprobenartig eine Online-Kundenzufriedenheitsanalyse. An dieser Stelle sei nochmal gesagt, wie wichtig ein Feedback für uns ist, um unsere Leistungen verbessern zu können.
Zum Abschluss noch eine Frage zu Ihrer Person: Was hat Sie an der Stelle „Qualitätsmanagementbeauftragte bei LINDSCHULTE“ besonders gereizt?
Als ich 2014 nach Wohnortwechsel und familiärer Pause eine neuen Stelle suchte, bin ich auf die LINDSCHULTE-Stellenausschreibung gestoßen. Hier passte für mich alles zusammen – ich kann meine Fähigkeiten einbringen und mich beruflich entfalten. Dabei eine komplett neue Branche kennenzulernen, ist auch heute noch für mich sehr interessant und eine Herausforderung. Aufgrund des breiten Leistungsspektrums und des stetigen Unternehmenszuwachses wird es nie langweilig und es ergeben sich weitere neue Themenfelder.
Als Qualitätsmanagementbeauftragte bin ich Bindeglied zwischen allen Prozessen und Abteilungen, kommuniziere mit Mitarbeitenden, Führungskräften und Standorten gleichermaßen. Diese Vielseitigkeit macht meinen Job aus und ich freue mich darauf, gemeinsam mit den Kollegen das Qualitätsmanagement bei LINDSCHULTE auch in Zukunft weiterzuentwickeln.
